Honorar und Rechnungsstellung für Kreative

Die Rechnung ist das zentrale Dokument für die Vergütung kreativer Leistungen – sie muss bestimmte Pflichtangaben nach § 14 UStG enthalten, damit Auftraggeber die Umsatzsteuer als Vorsteuer abziehen können.

Rubrik: Recht & Wirtschaft · Unterrubrik: Vertragsrecht · Niveau: Einsteiger Synonyme / Auch bekannt als: Honorarrechnung, Invoice, Faktura, Ausgangsrechnung

Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und stellt keine Steuer- oder Rechtsberatung dar. Im Einzelfall sollte ein Steuerberater oder eine Rechtsanwältin konsultiert werden.

Was ist eine Honorarrechnung?

Die Rechnung ist das Dokument, mit dem Kreative ihre erbrachten Leistungen gegenüber Auftraggebern abrechnen. Sie ist gleichzeitig:

• Umsatzsteuerrechtlich das Belegdokument für den Vorsteuerabzug des Auftraggebers
• Steuerlich ein Nachweis der Einnahmen für die eigene Steuererklärung
• Vertragsrechtlich die Zahlungsaufforderung

Eine formal korrekte Rechnung ist Voraussetzung dafür, dass der Auftraggeber die ausgewiesene Umsatzsteuer als Vorsteuer vom Finanzamt erstattet bekommt. Fehlen Pflichtangaben, kann die Rechnung beanstandet und der Vorsteuerabzug verweigert werden.

Erklärung

Pflichtangaben nach § 14 UStG

Jede Rechnung, die eine Umsatzsteuer ausweist (also keine Kleinunternehmer-Rechnung), muss folgende Angaben enthalten:

1. Vollständiger Name und vollständige Anschrift des Rechnungsstellers Vor- und Nachname (oder Firmenname), Straße, PLZ, Ort.

2. Vollständiger Name und vollständige Anschrift des Rechnungsempfängers Exakt wie beim Auftraggeber (Fehlschreibungen können problematisch sein).

3. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) Entweder die beim Finanzamt vergebene Steuernummer oder die USt-IdNr. (für EU-Grenzüberschreitende Leistungen). Nicht beides zwingend, aber mindestens eines.

4. Rechnungsdatum Das Datum der Ausstellung der Rechnung.

5. Fortlaufende Rechnungsnummer Jede Rechnung braucht eine eindeutige, nicht wiederholbare Nummer. Empfehlung: Jahresformat wie 2025-001, 2025-002 usw.

6. Menge und Art der gelieferten Gegenstände / Art und Umfang der Dienstleistung Klare Beschreibung der Leistung. „Grafische Gestaltung gemäß Angebot vom [Datum]" reicht meist, aber je genauer, desto besser.

7. Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung Nicht das Rechnungsdatum, sondern wann die Leistung tatsächlich erbracht wurde (Monat reicht oft: „Leistungszeitraum März 2025").

8. Steuerliches Entgelt (Nettobetrag) Der Betrag vor Umsatzsteuer.

9. Anzuwendender Steuersatz und Steuerbetrag Steuersatz (19 % oder 7 %) und der daraus resultierende Betrag in Euro.

10. Zu zahlender Gesamtbetrag (Bruttobetrag) Netto + Umsatzsteuer.

Bei Kleinunternehmern (§ 19 UStG) entfallen die USt-Angaben. Stattdessen muss der Hinweis erscheinen: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."

Kleinbetragsrechnungen (bis 250 Euro brutto)

Bei Rechnungen bis 250 Euro brutto gelten vereinfachte Anforderungen (§ 33 UStDV): Name und Adresse des Empfängers können entfallen, Steuerbetrag kann weggelassen werden (Steuersatz reicht).

Zahlungsziel und Skonto

Das Zahlungsziel (Fälligkeitsdatum) ist nicht gesetzlich geregelt, wird aber üblicherweise angegeben. Standard in der Kreativbranche: 14–30 Tage. Empfehlung:

• 14 Tage netto für kleinere Projekte
• 30 Tage netto für größere Projekte
• Skonto (z.B. 2 % bei Zahlung innerhalb von 7 Tagen) als Anreiz zur schnellen Zahlung

Ohne Angabe eines Zahlungsziels tritt Verzug nach 30 Tagen ab Rechnungseingang ein (§ 286 Abs. 3 BGB).

Mahnwesen

Wird eine Rechnung nicht bezahlt, sollte zügig gemahnt werden. Ein typischer Ablauf:

1. Erinnerung (nach Ablauf des Zahlungsziels) – freundlich, ohne Mahngebühren
2. 1. Mahnung (ca. 14 Tage nach Erinnerung) – mit kurzer Fristsetzung
3. 2. Mahnung / Letzte Mahnung – mit Fristsetzung und Ankündigung weiterer Schritte
4. Gerichtliches Mahnverfahren (§§ 688 ff. ZPO) oder Klage

Ab Verzug können Zinsen berechnet werden (Verzugszinsen: 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz bei Geschäften mit Unternehmern, § 288 Abs. 2 BGB).

Beispiele

1. Korrekte Honorarrechnung: Designer Paul stellt eine Rechnung für ein Logodesign über 1.500 Euro netto aus. Er gibt seinen vollständigen Namen, seine Adresse, seine Steuernummer, Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Leistungszeitraum, Nettobetrag 1.500 €, Umsatzsteuer 19 % = 285 €, Bruttobetrag 1.785 € und Zahlungsziel 14 Tage an. Die Rechnung ist vollständig.
2. Kleinunternehmer: Fotografin Nina hat im Vorjahr unter 22.000 Euro Umsatz. Sie stellt Rechnungen ohne Umsatzsteuer aus und vermerkt: „Kein Ausweis von Umsatzsteuer gemäß § 19 UStG." Ihr Auftraggeber (Unternehmen) kann keine Vorsteuer ziehen, aber das ist legal.
3. Fehlende Steuernummer: Texter Lars vergisst seine Steuernummer auf der Rechnung. Der Auftraggeber kann den Vorsteuerabzug nicht geltend machen und bittet Lars um eine korrigierte Rechnung.
4. Verspätete Zahlung: Fotografin Emma hat Zahlungsziel 14 Tage vereinbart. Nach 30 Tagen keine Zahlung – sie schickt eine Erinnerung, nach weiteren 14 Tagen eine 1. Mahnung mit Fristsetzung von 7 Tagen und Verzugszinsangabe.
5. Abschlagsrechnung: Für ein größeres Videoprojekt stellt Regisseur Jonas drei Teilrechnungen aus: 30 % bei Auftragserteilung, 40 % nach Drehschluss, 30 % nach Abnahme. Jede ist eine eigene Rechnung mit eigener Nummer.

In der Praxis

Buchhaltungstools für Kreative:

Rechnungen aufbewahren: Ausgangsrechnungen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden (§ 147 AO, § 14b UStG).

Vergleich & Abgrenzung

Honorar vs. Gehalt: Das Honorar ist die Vergütung für selbstständige Leistungen; das Gehalt ist die Vergütung im Arbeitsverhältnis. Honorare sind brutto (ohne Sozialabzüge), Gehälter werden nach Abzug von Steuern und Sozialversicherung ausgezahlt.

Rechnung vs. Angebot: Ein Angebot (Kostenvoranschlag) ist ein Vertragsangebot, noch ohne Zahlungsverpflichtung. Eine Rechnung entsteht nach Leistungserbringung und fordert zur Zahlung auf.

Häufige Fragen (FAQ)

Muss ich für jedes Projekt eine separate Rechnung stellen? Nicht zwingend – es ist auch möglich, mehrere Leistungen in einer Sammelrechnung abzurechnen. Wichtig ist, dass alle Pflichtangaben für jeden Leistungsposten vorhanden sind.

Was mache ich, wenn ich eine Rechnung falsch ausgestellt habe? Eine Rechnung kann durch eine Stornorechnung (oder Korrekturrechnung) berichtigt werden. Die ursprüngliche Rechnungsnummer muss in der Storno-Rechnung referenziert werden. Eine einfache Überschreibung ist steuerlich nicht zulässig.

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Weiterführend

• § 14 UStG (Umsatzsteuergesetz): bundesrecht.juris.de
• Bundesministerium der Finanzen – Merkblatt zur Rechnungsausstellung: bundesfinanzministerium.de
• DATEV – Informationen zur Rechnungsstellung: datev.de
• Haufe – Praxistipps zur Rechnungsstellung: haufe.de
• Bundesministerium der Justiz: Mahn- und Zahlungsrecht (§§ 286–288 BGB)