Verwendungsnachweis: zahlenmäßiger Nachweis und Belege

Der Verwendungsnachweis ist die Abrechnung eines geförderten Projekts gegenüber dem Förderer. Er besteht in der Regel aus einem Sachbericht und einem zahlenmäßigen Nachweis aller Einnahmen und Ausgaben und belegt, dass das Geld zweckentsprechend, wirtschaftlich und sparsam verwendet wurde.

Hinweis: Allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung. Stand: November 2026.

Rubrik: Finanzierung & Förderung · Unterrubrik: Antrag & Abrechnung · Niveau: Fortgeschritten Synonyme / Auch bekannt als: Projektabrechnung, Schlussabrechnung, Nachweis der Verwendung; Teilnachweis: Zwischennachweis

Was ist der Verwendungsnachweis?

Nach dem Projekt kommt die Abrechnung. Der Verwendungsnachweis zeigt, was mit dem Fördergeld passiert ist: inhaltlich im Sachbericht, finanziell im zahlenmäßigen Nachweis. Ohne ordentlichen Verwendungsnachweis kann der Förderer die Mittel zurückfordern.

Erklärung

Rechtsgrundlage: § 44 Abs. 1 BHO verlangt, bei jeder Zuwendung festzulegen, wie die zweckentsprechende Verwendung nachzuweisen ist. Die Einzelheiten stehen in den Nebenbestimmungen, bei Projektförderung in den ANBest-P von Bund oder Land. Stiftungen und andere Förderer haben eigene Vorgaben.

Bestandteile nach ANBest-P NRW (Stand 15.10.2025, Landesregel): Die Bundesfassung ab 08.09.2026 verlangt dieselben Bestandteile (Nr. 6.2.1 und 6.2.2), die Nummern weichen ab.

• Sachbericht (Nr. 6.3): Verwendung und erzieltes Ergebnis im Einzelnen, gegenübergestellt den vorgegebenen Zielen, mit Erläuterung der wichtigsten Positionen des zahlenmäßigen Nachweises.
• Zahlenmäßiger Nachweis (Nr. 6.4): Einnahmen und Ausgaben in zeitlicher Folge und getrennt, gegliedert wie der Finanzierungsplan. Er muss alle mit dem Zweck zusammenhängenden Einnahmen, also Zuwendungen, Leistungen Dritter und Beiträge, die Eigenmittel und alle Ausgaben enthalten.
• Belegliste: Eine tabellarische Übersicht, in der die Ausgaben nach Art und zeitlicher Reihenfolge aufgelistet sind. Ersichtlich sein müssen Datum von Rechnung und Zahlung, Empfänger/in bzw. Einzahler/in, Grund und Einzelbetrag.
• Bestätigung: Dass die Ausgaben notwendig waren, wirtschaftlich und sparsam verfahren wurde und die Angaben mit Büchern und Belegen übereinstimmen.

Einfacher Verwendungsnachweis: Ist er zugelassen, genügt nach Nr. 6.5 eine summarische Darstellung der Einnahmen und Ausgaben nach der Gliederung des Finanzierungsplans.

Fristen (Bund und NRW gleich): Der Verwendungsnachweis ist innerhalb von sechs Monaten nach Erfüllung des Zuwendungszwecks vorzulegen, spätestens mit Ablauf des sechsten auf den Bewilligungszeitraum folgenden Monats. Läuft ein Projekt über das Haushaltsjahr hinaus, ist binnen vier Monaten nach Ablauf des Haushaltsjahres ein Zwischennachweis zu führen (Nr. 6.1). Andere Förderer setzen andere Fristen: Die Kulturstiftung des Bundes verlangt laut FAQ den Nachweis innerhalb von drei Monaten nach Erfüllung des Förderzwecks, spätestens bis Ende des dritten Monats nach Ende des Förderzeitraums (Stand: November 2026).

Beispiele

• Festival mit Landesförderung: Ein Verein ordnet alle Rechnungen nach den Positionen des Finanzierungsplans (Honorare, Technik, Werbung), erstellt die Belegliste und gleicht sie mit dem Kontoauszug ab.
• Mehreinnahmen beim Ticketverkauf: Die Einnahmen sind höher als geplant. Im zahlenmäßigen Nachweis müssen sie vollständig erscheinen. Je nach Finanzierungsart verringert sich die Zuwendung.
• Vorsteuerabzugsberechtigte GmbH: Sie darf nach Nr. 6.4 nur Nettobeträge ansetzen, also Preise ohne Umsatzsteuer.
• Belege ohne Projektbezug: Rechnungen ohne Projektnummer können bei einer Prüfung beanstandet werden. Nr. 6.7 verlangt ein eindeutiges Zuordnungsmerkmal.
• Mehrjähriges Projekt: Ein Bildungsprojekt läuft über zwei Jahre. Nach dem ersten Haushaltsjahr ist ein Zwischennachweis fällig, am Ende der Verwendungsnachweis.

In der Praxis

• Von Anfang an buchen wie abgerechnet wird: Eigene Kostenstelle oder eigenes Projektkonto, Gliederung wie im Finanzierungsplan.
• Belege vollständig: Nach Nr. 6.7 müssen Ausgabebelege Zahlungsempfänger, Grund und Tag der Zahlung, den Zahlungsbeweis und bei Gegenständen den Verwendungszweck enthalten.
• Formate beachten: Manche Förderer schreiben Formulare oder Dateiformate vor. Die Kulturstiftung des Bundes akzeptiert den zahlenmäßigen Nachweis laut FAQ nur als Tabellendatei (etwa xls, xlsx, csv, ods).
• Abweichungen erklären: Wo der Plan nicht eingehalten wurde, im Sachbericht kurz begründen.
• Aufbewahren: Originalbelege, Verträge und Vergabeunterlagen nach Nr. 6.5 (Bund) bzw. Nr. 6.8 (NRW) fünf Jahre nach Vorlage des Verwendungsnachweises, sofern steuerrechtlich keine längere Frist gilt. Elektronische Aufbewahrung ist möglich.
• Fristverlängerung rechtzeitig beantragen: Wer die Frist nicht halten kann, fragt vor Ablauf schriftlich.

Auch nach der Abgabe ist die Sache nicht ganz erledigt: Die Bewilligungsbehörde darf Bücher und Belege anfordern und vor Ort prüfen, auch der Rechnungshof hat ein Prüfungsrecht (Nr. 7).

Vergleich & Abgrenzung

Häufige Fragen

Muss ich alle Belege einreichen? In der Regel nicht. Eingereicht wird die Belegliste. Die Originalbelege bleiben beim Empfänger und müssen auf Anforderung vorgelegt werden.

Was passiert, wenn ich die Frist versäume? Nach Nr. 8.3.2 der ANBest-P des Bundes und des Landes NRW kann ein Widerruf mit Wirkung für die Vergangenheit in Betracht kommen, wenn der Verwendungsnachweis nicht rechtzeitig vorgelegt wird. Rechtzeitig um Verlängerung zu bitten ist deshalb wichtig.

Gehören Eigenmittel in den Nachweis? Ja. Der zahlenmäßige Nachweis muss alle mit dem Zweck zusammenhängenden Einnahmen und die eigenen Mittel enthalten, nicht nur das Fördergeld.

Wie lange muss ich die Belege aufheben? Nach ANBest-P des Bundes (Nr. 6.5) und des Landes NRW fünf Jahre nach Vorlage des Verwendungsnachweises, wenn steuerliche oder andere Vorschriften keine längere Frist verlangen.

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Weiterführend

• Bundesministerium der Finanzen: Allgemeine Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur Projektförderung (ANBest-P), Anlage 2 zur VV Nr. 5.1 zu § 44 BHO, gültig ab 08.09.2026 (Rundschreiben vom 07.09.2026). PDF über bpb.de/system/files/dokumentpdf/nebenbestimmungenanbestp2026.pdf (abgerufen November 2026).
• Land Nordrhein-Westfalen: Allgemeine Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur Projektförderung (ANBest-P), Stand 15.10.2025, Nr. 6 bis 8. Bereitgestellt über nrw-kultur.de.
• Bundeshaushaltsordnung (BHO), § 44. gesetze-im-internet.de/bho/__44.html (abgerufen November 2026).
• Kulturstiftung des Bundes: Fragen & Antworten (FAQ) und Förder-Check & Antrag. kulturstiftung-des-bundes.de (abgerufen November 2026).
• Müller, Hans-Martin; Frömgen, Peter; Ziekow, Jan u. a. (2025): Handbuch Zuwendungsrecht. Rechtsgrundlagen, Verfahren, Rechtsschutz. München: C.H. Beck.