Kosten- und Finanzierungsplan

Kosten- und Finanzierungsplan ist die tabellarische Aufstellung aller Ausgaben eines Förderprojekts und aller Mittel, mit denen sie gedeckt werden sollen, also Eigenmittel, Drittmittel, Einnahmen und beantragte Förderung, die in der Summe ausgeglichen sein müssen.

Hinweis: Allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung. Stand: November 2026.

Rubrik: Finanzierung & Förderung · Unterrubrik: Antrag & Abrechnung · Niveau: Fortgeschritten Synonyme / Auch bekannt als: KFP, Finanzierungsplan, Ausgaben- und Finanzierungsplan, Projektbudget, Kosten- und Finanzplan

Was ist ein Kosten- und Finanzierungsplan?

Der Kosten- und Finanzierungsplan ist das Zahlenherz eines Förderantrags. Die linke Seite zeigt, was das Projekt kostet, die rechte, woher das Geld kommt. Bei öffentlicher Förderung wird er mit der Bewilligung Teil des Bescheids und damit verbindlich. Später muss der Verwendungsnachweis genau nach seiner Gliederung abgerechnet werden. Fehler im Kosten- und Finanzierungsplan wirken deshalb bis zum Projektende nach.

Erklärung

Pflicht bei öffentlichen Mitteln: Für Projektförderungen verlangen die Verwaltungsvorschriften zum Haushaltsrecht einen Finanzierungsplan, beschrieben als aufgegliederte Berechnung der mit dem Zuwendungszweck zusammenhängenden Ausgaben mit einer Übersicht über die beabsichtigte Finanzierung. So formulieren es etwa die hessischen Verwaltungsvorschriften zu § 44 LHO (Fassung vom 09.10.2025).

Deckungsmittel: Nach Nr. 1.2 der ANBest-P des Bundes (Fassung ab 08.09.2026) sind alle mit dem Zuwendungszweck zusammenhängenden Einnahmen, insbesondere Zuwendungen und Leistungen Dritter, sowie der Eigenanteil als Deckungsmittel für alle zusammenhängenden Ausgaben einzusetzen. Einnahmen wie Eintrittsgelder mindern also den Förderbedarf.

Verbindlichkeit: Der Finanzierungsplan ist hinsichtlich des Gesamtergebnisses verbindlich. Nach der Bundesfassung der ANBest-P dürfen Einzelansätze um bis zu 20 Prozent überschritten werden, wenn die Überschreitung durch Einsparungen bei anderen Einzelansätzen ausgeglichen wird. Bei Festbetragsfinanzierung gilt diese Regel nicht. Länder haben eigene Fassungen, die NRW-Fassung (Stand 15.10.2025) etwa regelt nur die Verbindlichkeit des Gesamtergebnisses. Maßgeblich ist immer die Fassung, die dem eigenen Bescheid beiliegt.

Umsatzsteuer: Vorsteuerbeträge nach § 15 UStG gehören, soweit sie abgesetzt werden können, nicht zu den zuwendungsfähigen Ausgaben (so etwa Nr. 2.5 der hessischen Verwaltungsvorschriften zu § 44 LHO). Im Verwendungsnachweis dürfen dann nach Nr. 6.2.2 ANBest-P nur Entgelte ohne Umsatzsteuer angesetzt werden. Wer nicht vorsteuerabzugsberechtigt ist, kalkuliert brutto.

Aufbau, typische Gliederung:

Ausgaben (Kosten)

• Personalausgaben (Anstellungen im Projekt)
• Honorare (Künstler/innen, Referent/innen, Technik)
• Sachausgaben (Material, Miete, Technik, Druck, Transport)
• Reise- und Unterbringungskosten
• Öffentlichkeitsarbeit und Dokumentation
• Gegebenenfalls Verwaltungskosten, wenn der Förderer sie zulässt

Finanzierung (Deckungsmittel)

• Eigenmittel
• Drittmittel (andere Förderer, Stiftungen, Sponsoren, jeweils mit Status: beantragt oder zugesagt)
• Einnahmen (Eintritte, Teilnahmebeiträge, Verkäufe)
• Beantragte Förderung

Die Summe der Ausgaben muss der Summe der Finanzierung entsprechen.

Beispiele

• Ausstellung eines Kunstvereins: Ausgaben 30.000 Euro für Honorare, Transport, Aufbau, Katalog und Vermittlung. Finanzierung aus 3.000 Euro Eigenmitteln, 5.000 Euro Stiftungszusage, 2.000 Euro erwarteten Katalogverkäufen und 20.000 Euro beantragter Förderung. Das Beispiel ist rein rechnerisch.
• Kulturstiftung des Bundes: Dort muss die Summe der Kosten der Summe aus Eigenmitteln, Drittmitteln, sonstigen Einnahmen und beantragter Fördersumme entsprechen. In der Allgemeinen Projektförderung ist eine Langfassung von höchstens zwei Seiten im Format der Stiftung einzureichen (Stand: November 2026).
• Steigende Kosten: Steigen bei der Kulturstiftung des Bundes die Kosten, erhöht sich die Fördersumme nicht. Der Träger muss weitere Drittmittel einwerben, Eigenmittel erhöhen oder Kosten senken.
• Sinkende Kosten: Sinken die Gesamtausgaben oder kommen Deckungsmittel hinzu, ermäßigt sich die Zuwendung nach Nr. 2.1 ANBest-P, außer bei Festbetragsfinanzierung. In der Bundesfassung gilt das nur bei Änderungen von mehr als 500 Euro (Nr. 2.2).
• Film: In der Filmförderung heißt das Gegenstück Kalkulation und Finanzierungsplan, mit eigenen Gliederungen der Förderer.

In der Praxis

Kalkulieren:

• Jede Position mit einer kurzen Berechnung belegen, etwa „3 Tage × Tagessatz“ oder „Angebot vom ...“.
• Angebote oder Preisrecherchen aufbewahren. Für Aufträge verlangen die ANBest-P eine Vergabe nach wettbewerblichen Gesichtspunkten und eine Dokumentation.
• Honorare angemessen ansetzen. Einige öffentliche Kulturförderer wenden Honoraruntergrenzen an, die Kulturstiftung des Bundes zum Beispiel, wenn sie oder öffentliche Ko-Finanzierer mindestens 50 Prozent der Gesamtkosten tragen.
• Nur zuwendungsfähige Ausgaben aufnehmen. Viele Förderer schließen laufende Kosten der Organisation, Investitionen oder unbare Eigenleistungen aus. Die Kulturstiftung des Bundes erkennt ehrenamtliche Arbeit und Sachleistungen wie mietfreie Räume grundsätzlich nicht an.

Finanzierung sichern:

• Drittmittel nur als gesichert führen, wenn eine schriftliche Zusage mit Höhe und Zweck vorliegt.
• Einnahmen vorsichtig schätzen, sie gelten bei vielen Förderern als ungesichert.
• Bei Fremdwährungen Puffer einplanen.

Im Projekt: Abweichungen laufend mit dem Plan vergleichen und Änderungen dem Förderer mitteilen. Die Mitteilungspflichten stehen in Nr. 5 ANBest-P.

Vergleich & Abgrenzung

Häufige Fragen (FAQ)

Muss der Kosten- und Finanzierungsplan ausgeglichen sein? Ja. Die Summe der Ausgaben muss der Summe aus Eigenmitteln, Drittmitteln, Einnahmen und beantragter Förderung entsprechen. Ein Plan mit Lücke zeigt eine ungesicherte Gesamtfinanzierung.

Darf ich Kosten zwischen Positionen verschieben? In Grenzen. Nach der Bundesfassung der ANBest-P dürfen Einzelansätze um bis zu 20 Prozent überschritten werden, wenn andere Ansätze entsprechend sinken. Weitergehende Abweichungen kann die Bewilligungsbehörde im Einzelfall zulassen, so etwa die hessischen Verwaltungsvorschriften zu § 44 LHO. Landesfassungen und Stiftungen können anders regeln.

Brutto oder netto kalkulieren? Wer zum Vorsteuerabzug berechtigt ist, kalkuliert netto, alle anderen brutto. Im Zweifel die Steuerberatung fragen und die Vorsteuerberechtigung im Antrag angeben.

Was passiert, wenn das Projekt billiger wird? Bei Anteil-, Fehlbedarfs- und Vollfinanzierung sinkt in der Regel die Zuwendung, bei Festbetragsfinanzierung meist nicht. Siehe Finanzierungsarten.

Verwandte Einträge

• Eigenmittel und Eigenanteil im Förderprojekt
• Kofinanzierung und Drittmittel
• Finanzierungsarten: Fehlbedarf, Anteil, Festbetrag, Vollfinanzierung
• Verwendungsnachweis
• Honorarkalkulation für Kreative
• Filmfinanzierungsplan

Weiterführend

• Bundesministerium der Finanzen (2026): ANBest-P, Anlage 2 zur VV Nr. 5.1 zu § 44 BHO, Fassung ab 08.09.2026, veröffentlicht u. a. von der Bundeszentrale für politische Bildung.
• Land Nordrhein-Westfalen (2025): ANBest-P, Stand 15.10.2025.
• Bundeshaushaltsordnung (BHO), § 44.
• Kulturstiftung des Bundes (2026): Fragen & Antworten zu Antrag und Abrechnung.