Rechnungspflichtangaben sind die gesetzlich vorgeschriebenen Mindestinformationen, die eine Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes enthalten muss, damit der Empfänger den Vorsteuerabzug geltend machen kann (§ 14 Abs. 4 UStG).
Rubrik: Recht & Wirtschaft · Unterrubrik: Steuer & Finanzen · Niveau: Einsteiger Synonyme / Auch bekannt als: Rechnungsanforderungen, Rechnungspflichtinhalte, ordnungsgemäße Rechnung
Was sind Rechnungspflichtangaben?
Eine Rechnung ist im Steuerrecht nicht nur ein Zahlungsbeleg – sie ist ein steuerrechtlich relevantes Dokument, das dem Empfänger den Vorsteuerabzug ermöglicht (bei Regelbesteuerung). Eine unvollständige Rechnung kann dazu führen, dass der Empfänger keine Vorsteuer ziehen kann und die eigene Rechnung steuerrechtlich angreifbar ist.
Nach § 14 Abs. 4 UStG muss eine Rechnung bestimmte Pflichtangaben enthalten – bei Fehlen einzelner Angaben kann die Rechnung nachgebessert werden (§ 31 Abs. 5 UStDV).
Erklärung: Die Pflichtangaben im Überblick
Vollständige Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG
1. Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers Der vollständige Name und die vollständige Anschrift des Rechnungsausstellers. Bei Einzelunternehmen: bürgerlicher Name. Postfachadressen und Briefkastenfirmen ohne physische Adresse können problematisch sein.
2. Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers Ebenso vollständiger Name und Adresse des Auftraggebers/Kunden.
3. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) Entweder die vom Finanzamt vergebene Steuernummer (Format: XX/XXX/XXXXX) oder die USt-IdNr. (Format: DE + 9 Ziffern). Die USt-IdNr. ist für EU-Auslandsgeschäfte (Reverse Charge) zwingend erforderlich.
4. Ausstellungsdatum der Rechnung
5. Fortlaufende Rechnungsnummer Jede Rechnung muss eine einmalig vergebene, fortlaufende Nummer haben. Das genaue Format ist frei wählbar (z. B. 2024-001, RG-2024-001, Foto-2024-0017), muss aber lückenlos und einmalig sein.
6. Menge und Art der gelieferten Gegenstände / Umfang und Art der erbrachten Leistung Eine hinreichend genaue Leistungsbeschreibung, die die Leistung identifizierbar macht. Pauschale Angaben wie „Dienstleistungen" reichen nicht; besser: „Produktion von 5 Produktfotos für Kampagne XY" oder „Redaktioneller Beitrag 'Headline', Erscheinungsdatum XX.XX.2024".
7. Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung Entweder das genaue Datum oder den Zeitraum der Leistung. Bei Dauerleistungen: Angabe des Leistungszeitraums (z. B. „März 2024").
8. Entgelt für jede Steuersatz-Gruppe (aufgeschlüsselt) Das Netto-Entgelt, aufgegliedert nach Steuersatz (falls mehrere angewendet werden).
9. Anzuwendender Steuersatz und Steuerbetrag Der Steuersatz (7 % oder 19 %) und der daraus resultierende Steuerbetrag. Bei Steuerbefreiung: Hinweis auf den Befreiungsgrund.
10. Im Voraus vereinbarte Entgeltminderungen Skonti oder Rabatte müssen genannt werden (z. B. „Skonto 2 % bei Zahlung innerhalb 10 Tagen").
Zusätzliche Angaben bei Kleinstbetragsrechnungen (§ 33 UStDV)
Für Rechnungen bis 250 Euro brutto gelten vereinfachte Anforderungen (Kleinstbetragsrechnung):
- Name und Anschrift des Leistenden
- Ausstellungsdatum
- Leistungsbeschreibung
- Entgelt und Steuerbetrag (oder Bruttobetrag mit Steuersatz)
Beispiele
Beispiel: Korrekte Rechnung eines freien Fotografen
``` Max Mustermann | Fotodesign Musterstraße 12 12345 Musterstadt Tel.: 0123 456789 E-Mail: info@max-foto.de USt-IdNr.: DE123456789
RECHNUNG Nr. 2024-042
An: Musterfirma GmbH Geschäftsstraße 5 54321 Musterort
Rechnungsdatum: 18.05.2024 Leistungsdatum: 10.–12.05.2024
Position: 1 × Produktfotografie für Frühjahrskatalog 2024 (25 Einzelaufnahmen, freigestellt, inkl. Retusche) 2.100,00 €
Nettobetrag: 2.100,00 € zzgl. 19 % Umsatzsteuer: 399,00 €
Rechnungsbetrag brutto: 2.499,00 €
Zahlungsziel: 14 Tage netto Bankverbindung: IBAN DE00 1234 5678 9012 3456 78 ```
In der Praxis
Elektronische Rechnungen (E-Rechnungen)
Ab dem 1. Januar 2025 müssen inländische B2B-Leistungen (Unternehmer an Unternehmer) als strukturierte E-Rechnung in einem EU-konformen Format (ZUGFeRD, XRechnung) ausgestellt werden können. Die Pflicht zur Empfang von E-Rechnungen gilt ab Januar 2025; die Pflicht zur Ausstellung gilt gestaffelt bis 2028.
Für Freiberufler und kleine Kreative bedeutet das: Moderne Rechnungssoftware (Lexoffice, sevDesk, FastBill) unterstützt bereits jetzt ZUGFeRD/XRechnung.
Steuernummer vs. USt-IdNr.
- Steuernummer: Vom Finanzamt vergeben, findet sich auf dem Steuerbescheid. Kann auf Rechnungen an inländische Kunden verwendet werden.
- USt-IdNr.: Wird beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) beantragt (www.bzst.de). Zwingend erforderlich für EU-Geschäfte und wenn der Empfänger die USt-IdNr. für den Vorsteuerabzug benötigt.
Fehlende Angaben nachbessern
Eine fehlerhafte oder unvollständige Rechnung kann rückwirkend berichtigt werden (§ 31 Abs. 5 UStDV). Eine Berichtigungsmitteilung oder eine neue Rechnung hebt die alte auf. Die Korrektur sollte zeitnah erfolgen, da der Vorsteuerabzug beim Empfänger erst ab der korrekten Rechnung möglich ist.
Vergleich & Abgrenzung
| Rechnungsart | Pflichtangaben | Grenze |
|---|---|---|
| Vollrechnung (§ 14 UStG) | Alle 10 Angaben | Ab 250,01 € brutto |
| Kleinstbetragsrechnung (§ 33 UStDV) | 5 Angaben | Bis 250 € brutto |
| Rechnung Kleinunternehmer (§ 19 UStG) | Wie Vollrechnung + Hinweis kein USt | Keine Grenze |
| EU-B2B-Rechnung (§ 13b UStG) | Vollrechnung + Hinweis Reverse Charge | Alle EU-B2B |
Häufige Fragen (FAQ)
Muss ich auf jeder Rechnung meine Bankverbindung angeben? Nein, die Bankverbindung ist keine gesetzliche Pflichtangabe nach § 14 UStG. Es ist aber dringend empfohlen, sie zu nennen, damit Kunden zahlen können.
Kann ich Rechnungen per E-Mail versenden? Ja. Elektronische Rechnungen sind rechtlich gleichwertig mit Papierrechnungen, sofern die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts gewährleistet sind (§ 14 Abs. 1 UStG). Eine einfache PDF-Rechnung per E-Mail ist zulässig.
Muss die Rechnungsnummer bei null beginnen? Nein. Die fortlaufende Nummernvergabe kann mit beliebiger Startzahl und beliebigem Format beginnen. Wichtig ist nur die Lückenlosigkeit und Einzigartigkeit.
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Weiterführend
- Umsatzsteuergesetz (UStG): § 14 (Pflichtangaben), § 14a (zusätzliche Angaben), § 14c (falsche Steuerausweisung)
- Umsatzsteuerdurchführungsverordnung (UStDV): § 31 (Rechnungsberichtigung), § 33 (Kleinstbetragsrechnung)
- Bundesministerium der Finanzen (2020): UStAE Abschn. 14.5 – Rechnungsanforderungen, laufend aktualisiert
- E-Rechnungsverordnung (ERechV) und Wachstumschancengesetz 2024
- DATEV (2024): E-Rechnung ab 2025 – Pflicht und Umsetzung, www.datev.de
