Fahrtkosten und Reisekosten absetzen

Reisekosten sind Aufwendungen, die einem Selbstständigen oder Arbeitnehmer durch eine betrieblich veranlasste Auswärtstätigkeit entstehen – dazu gehören Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwand, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten.

Rubrik: Recht & Wirtschaft · Unterrubrik: Steuer & Finanzen · Niveau: Einsteiger Synonyme / Auch bekannt als: Reisekostenabrechnung, Fahrkostenerstattung, Auswärtstätigkeit

Was sind Fahrtkosten für Kreative?

Kreative sind häufig unterwegs: Fotografen fahren zu Fotoshootings, Journalisten besuchen Redaktionen und Pressekonferenzen, Musiker reisen zu Auftritten, Kameraleute drehen an wechselnden Standorten. All diese beruflich veranlassten Reisen erzeugen Kosten, die als Betriebsausgaben: Was kann ich absetzen? abzugsfähig sind.

Das Reisekostenrecht unterscheidet zwischen der regelmäßigen Arbeitsstätte (für Selbstständige: der häusliche Betriebssitz) und Auswärtstätigkeiten (alle anderen Arbeitsorte). Für Selbstständige gelten seit der Reform 2014 analoge Regelungen wie für Arbeitnehmer (§ 4 Abs. 5 Nr. 5 EStG).

Erklärung

Fahrtkosten mit dem PKW

Km-Pauschale (Kilometerpauschale):

• 0,30 Euro pro gefahrenem Kilometer für PKW (§ 9 Abs. 1 Nr. 4a EStG)
• Ab dem 21. Kilometer einer Strecke: 0,38 Euro/km (erhöhte Pendlerpauschale, anwendbar auch für Selbstständige bei regelmäßigen Fahrten zum gleichen Ort)
• Gilt für alle betrieblich veranlassten Fahrten, nicht nur die tägliche Fahrt zur Arbeitsstätte

Fahrtenbuch vs. Pauschale: Wer ein Fahrtenbuch führt, kann statt der Pauschale die tatsächlichen Fahrzeugkosten (Benzin, Versicherung, Reparaturen, Abschreibung) anteilig absetzen. Das lohnt sich bei teuren Fahrzeugen mit hohem beruflichem Nutzungsanteil.

Pauschale pro Fahrt oder Hin-und-Rückfahrt? Die Pauschale gilt pro gefahrenem Kilometer, d. h. bei einer Hin- und Rückfahrt werden beide Strecken gezählt.

Fahrtkosten mit öffentlichen Verkehrsmitteln

Tatsächliche Ticketkosten können vollständig abgesetzt werden: Bahntickets, Bus, U-Bahn, Taxi. Belege (Tickets, Kassenbelege) aufbewahren.

Deutschlandticket: 58 Euro/Monat sind vollständig als Betriebsausgabe abzugsfähig, wenn es für berufliche Fahrten genutzt wird.

Flüge und Fernreisen

Tatsächliche Kosten für Flüge, Bahn-Ferntickets, Mietwagen können in voller Höhe abgesetzt werden, sofern die Reise betrieblich veranlasst ist. Bei gemischt genutzten Reisen (beruflicher und privater Anteil) ist eine Aufteilung vorzunehmen.

Verpflegungspauschalen (Verpflegungsmehraufwand)

Bei Auswärtstätigkeiten von mehr als 8 Stunden gelten gesetzliche Pauschalen für Mehraufwendungen bei der Verpflegung (§ 4 Abs. 5 Nr. 5 EStG):

Bei Auslandsreisen gelten länderspezifische Pauschalen, die das BMF jährlich in einem Schreiben veröffentlicht.

Wichtig: Die Pauschalen werden um 20 % für Frühstück und je 40 % für Mittag-/Abendessen gekürzt, wenn die Mahlzeiten vom Auftraggeber gestellt werden.

Übernachtungskosten

Tatsächliche Hotelkosten können in voller Höhe abgesetzt werden, sofern die Auswärtstätigkeit eine Übernachtung erfordert. Es muss ein Beleg (Hotelrechnung) vorliegen, der auf den Betrieb lautet.

Ohne Beleg: Es gibt keine gesetzliche Übernachtungspauschale für Selbstständige (anders als für Arbeitnehmer, die 20 Euro Pauschale erhalten können).

Reisenebenkosten

• Parkgebühren, Mautgebühren
• Gepäckaufbewahrung, Gepäcktransport
• Beruflich veranlasste Telefongespräche auf Reisen
• Trinkgelder (bis 15 % des Rechnungsbetrags üblich, Nachweis durch Eigenbeleg)

Beispiele

Beispiel 1: Fotograf fährt zu einem Shooting Sabine fährt 80 km (einfache Strecke) zu einem Shooting. Hin- und Rückfahrt: 160 km. Abzug: erste 20 km × 0,30 € + restliche 140 km × 0,38 € (ab km 21 erhöhte Pauschale) = 6 € + 53,20 € = 59,20 €. Alternativ: 160 km × 0,30 € = 48 € (ohne erhöhte Pauschale, wenn keine regelmäßige Strecke).

Beispiel 2: Journalist auf Konferenzreise Mark fährt nach Berlin zu einer zweitägigen Konferenz: Zugticket 89 €, Hotel 160 €, Verpflegung (2 volle Tage + Anreise + Abreise = 2 × 28 € + 2 × 14 € = 84 €). Gesamt: 333 € Betriebsausgaben.

In der Praxis

Aufzeichnungspflichten

Fahrten müssen dokumentiert werden. Für die Km-Pauschale genügt ein einfaches Fahrtenbuch (oder eine Tabelle): Datum, Reiseziel, Anlass, gefahrene Kilometer.

Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch für die tatsächliche Kostenermittlung muss lückenlos, zeitnah und handschriftlich oder per zertifizierter Software geführt werden (BFH-Urteil VI R 64/04 vom 16.11.2005).

Reisekostenabrechnungen bei Auftraggebern

Viele Auftraggeber erstatten Reisekosten. In diesem Fall sind die erstatteten Beträge als Einnahmen zu verbuchen, die eigenen Kosten als Betriebsausgaben – das Ergebnis ist per Saldo neutral.

Vergleich & Abgrenzung

Häufige Fragen (FAQ)

Kann ich die Km-Pauschale auch für das Fahrrad nutzen? Ja, für Fahrräder beträgt die Km-Pauschale ebenfalls 0,30 Euro/km (§ 9 Abs. 1 Nr. 4a EStG). E-Bikes fallen ebenfalls darunter.

Wie weise ich nach, dass eine Reise beruflich veranlasst war? Durch Auftragsbestätigungen, E-Mails, Programmhefte, Konferenzunterlagen oder eine Eigenerklärung mit dem Zweck der Reise. Das Finanzamt kann im Einzelfall Nachweise verlangen.

Kann ich eine Auslandsreise teilweise privat und teilweise beruflich absetzen? Ja, bei gemischten Reisen ist eine Aufteilung nach beruflichem und privatem Anteil möglich (BFH-Beschluss GrS 8/01 vom 21.09.2009). Der berufliche Anteil muss nachvollziehbar dokumentiert sein.

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Weiterführend

• Einkommensteuergesetz (EStG): §§ 4 Abs. 5, 9 Abs. 1 Nr. 4a
• Bundesministerium der Finanzen (2023): Steuerliche Behandlung von Reisekosten, BMF-Schreiben IV C 5 – S 2353/19/10011
• Bundesministerium der Finanzen: Auslandsdienstreisen – Pauschbeträge 2024, BMF-Schreiben vom 29.02.2024
• Bundesfinanzhof: Urteil VI R 64/04 vom 16.11.2005 (ordnungsgemäßes Fahrtenbuch)
• Bundesfinanzhof: Beschluss GrS 8/01 vom 21.09.2009 (gemischte Reisekosten)