Betriebsausgaben sind nach § 4 Abs. 4 EStG alle Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind – d. h. in einem wirtschaftlichen Zusammenhang mit der betrieblichen Tätigkeit stehen und nicht unter ein gesetzliches Abzugsverbot fallen.
Rubrik: Recht & Wirtschaft · Unterrubrik: Steuer & Finanzen · Niveau: Einsteiger Synonyme / Auch bekannt als: BA, Abzugsfähige Ausgaben, Werbungskosten (bei Arbeitnehmern)
Was sind Betriebsausgaben?
Betriebsausgaben mindern den steuerpflichtigen Gewinn und damit die Einkommensteuer- und Gewerbesteuerlast. Das Grundprinzip: Wer Geld für seine berufliche Tätigkeit ausgibt, muss es nicht vollständig aus versteuertem Einkommen bestreiten – der Staat beteiligt sich indirekt durch den Steuerabzug.
Für Kreative ist das Potenzial erheblich: Equipment, Software, Fachliteratur, Fortbildungen, Reisekosten, Telefon, Internet, Büromaterial und vieles mehr kann abgesetzt werden – sofern die betriebliche Veranlassung nachweisbar ist.
Erklärung: Kategorien der Betriebsausgaben
1. Arbeitsmittel und Equipment
Alle Gegenstände, die überwiegend beruflich genutzt werden:
- Kameras, Objektive, Stative, Blitzgeräte
- Computer, Tablets, externe Festplatten
- Audioequipment, Mikrofone, Mischpulte
- Drohnen, Slider und andere Filmausrüstung
Wichtig: Für Wirtschaftsgüter über 800 Euro netto gilt die Abschreibungspflicht (AfA-Tabelle). Güter bis 800 Euro netto können als geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG, § 6 Abs. 2 EStG) sofort abgesetzt werden.
2. Software und digitale Dienste
Monatliche oder jährliche Abonnements für:
- Adobe Creative Cloud, Capture One, DaVinci Resolve
- Microsoft 365, Google Workspace
- Cloud-Speicher (Dropbox, Google Drive)
- Projektmanagement-Tools (Trello, Asana)
- Website-Hosting, Domain-Gebühren
Details dazu unter Software-Abos und Lizenzen steuerlich absetzen.
3. Bürokosten und Kommunikation
- Telefon- und Internetkosten (betrieblicher Anteil, Schätzung zulässig)
- Büromaterial (Papier, Tintenpatronen, Stifte)
- Postgebühren, Versandkosten
- Buchhaltungssoftware (Lexoffice, sevDesk etc.)
4. Fahrt- und Reisekosten
Fahrten zu Kunden, Drehorten, Veranstaltungen:
- Km-Pauschale: 0,30 Euro/km für PKW (ab dem 21. km: 0,38 Euro/km)
- Tatsächliche Kosten (Zugtickets, Flüge, Hotelübernachtungen)
- Verpflegungspauschalen bei Auswärtstätigkeit
Details unter Fahrtkosten und Reisekosten absetzen.
5. Home-Office und Arbeitszimmer
Bei häuslichem Arbeitszimmer: entweder Pauschale von 6 Euro/Tag (max. 1.260 Euro p.a.) oder tatsächliche Kosten bei ausschließlich beruflich genutztem Raum.
Details unter Home-Office und Arbeitszimmer steuerlich absetzen.
6. Fortbildung und Fachliteratur
- Kurse, Workshops, Online-Kurse, Seminare
- Fachbücher, Fachzeitschriften, Zeitungen (bei beruflichem Bezug)
- Konferenzgebühren (z. B. Photokina, NAB Show, re:publica)
7. Marketing und Akquise
- Kosten für eigene Website und Portfolio
- Drucksachen (Visitenkarten, Flyer, Portfoliomappen)
- Anzeigen, Social-Media-Werbung
- PR-Kosten
8. Steuer- und Rechtsberatung
- Steuerberaterhonorar
- Anwaltskosten bei beruflichen Rechtsfragen
- Mitgliedsbeiträge in Berufsverbänden (DJV, VG Bild-Kunst, GVL etc.)
9. Versicherungen
- Berufshaftpflichtversicherung
- Betriebsunterbrechungsversicherung
- Kameraversicherung / Equipment-Versicherung
- Anteil der Berufsunfähigkeitsversicherung (soweit beruflich veranlasst)
Beispiele
Beispiel: Videograf mit 45.000 Euro Einnahmen Jan erzielt 45.000 Euro Honorareinnahmen. Er hat folgende Betriebsausgaben:
- Kamera-Leasing: 3.600 €/Jahr
- Adobe CC: 660 €/Jahr
- Fahrtkosten: 1.800 €
- Home-Office Pauschale: 1.260 €
- Fortbildung: 800 €
- Buchhaltungssoftware: 240 €
- Berufsverbandsbeitrag: 180 €
- Summe Betriebsausgaben: 8.540 €
- Gewinn: 45.000 – 8.540 = 36.460 €
In der Praxis
Belege aufbewahren
Alle Betriebsausgaben müssen durch Belege nachgewiesen werden (§ 147 AO). Die Aufbewahrungspflicht beträgt 6 Jahre für sonstige Geschäftsunterlagen, 10 Jahre für Buchungsbelege (§ 147 Abs. 3 AO). Digitale Belegarchivierung (z. B. per App wie Dext, Klarna Buchhaltung) ist anerkannt.
Gemischt genutzte Wirtschaftsgüter
Wenn ein Gegenstand sowohl privat als auch beruflich genutzt wird (z. B. Smartphone, Laptop), ist eine Aufteilung vorzunehmen. Übliche Schätzungen:
- Smartphone: 50–80 % beruflich
- Laptop: 50–100 % beruflich (je nach Nutzung)
- Internet: 20–50 % beruflich
Das Finanzamt akzeptiert Schätzungen, sofern sie plausibel und nachvollziehbar sind.
Nicht abzugsfähige Betriebsausgaben
Folgende Aufwendungen sind trotz beruflicher Veranlassung nicht oder nur begrenzt abzugsfähig (§ 4 Abs. 5 EStG):
- Bewirtungskosten: Nur 70 % der Kosten abzugsfähig; separater Bewirtungsbeleg erforderlich
- Geschenke an Geschäftspartner: Nur bis 35 Euro netto pro Person und Jahr
- Bußgelder und Strafen: Nicht abzugsfähig
- Privatanteile von Urlaubsreisen: Nicht abzugsfähig (nur der berufliche Teil)
Vergleich & Abgrenzung
| Ausgabenart | Abzug | Besonderheit |
|---|---|---|
| Equipment < 800 € netto | 100 % im Jahr der Anschaffung | GWG nach § 6 Abs. 2 EStG |
| Equipment > 800 € netto | Über Nutzungsdauer (AfA) | Siehe Equipment abschreiben: AfA-Tabelle für Kreative |
| Software-Abo | 100 % im Jahr der Zahlung | Betriebsausgabe nach § 11 EStG |
| Bewirtung | 70 % | Besonderer Beleg nötig |
| Geschenke | Max. 35 € p.P./Jahr | § 4 Abs. 5 Nr. 1 EStG |
| Häusliches Arbeitszimmer | Pauschale oder tatsächlich | Nur bei Mittelpunkt der Tätigkeit unbegrenzt |
Häufige Fragen (FAQ)
Muss ich jeden einzelnen Cent belegen? Ja, jede Betriebsausgabe sollte durch einen Beleg dokumentiert sein. Bei kleinen Beträgen (unter 250 Euro) reicht eine Eigenquittung; bei größeren Beträgen ist ein Fremdbeleg (Rechnung, Kassenbon) erforderlich.
Kann ich auch Ausgaben von vor der Gründung absetzen? Ja, sogenannte Vorbereitungskosten (Gründungskosten) sind als Betriebsausgaben abzugsfähig, sofern ein hinreichend enger zeitlicher und sachlicher Zusammenhang mit der späteren Tätigkeit besteht (BFH-Urteil IV R 60/04).
Was ist mit Kleidung? Kleidung ist grundsätzlich nicht als Betriebsausgabe abzugsfähig, da sie üblicherweise auch privat getragen werden könnte. Ausnahme: typische Berufsbekleidung (Schutzkleidung, Uniformen). Wer ausschließlich für Shootings spezielle Outfits kauft, sollte sich von einem Steuerberater finden: Worauf achten? beraten lassen.
Kann ich Ausgaben für mein Auto komplett absetzen? Bei einem zu mehr als 50 % beruflich genutzten Fahrzeug kann es als Betriebsvermögen geführt werden (voller Kostenabzug, aber Privatnutzung muss nach 1-%-Regelung oder Fahrtenbuch versteuert werden). Bei weniger als 50 % beruflicher Nutzung gilt die Km-Pauschale.
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Weiterführend
- Einkommensteuergesetz (EStG), insbesondere §§ 4, 6, 9, 10: www.gesetze-im-internet.de
- Bundesfinanzhof: Urteil IV R 60/04 vom 10.11.2005 (Vorbereitungskosten)
- Bundesministerium der Finanzen (2022): AfA-Tabellen für allgemein verwendbare Anlagegüter, BMF-Schreiben
- Dittmar, R. (2023): Betriebsausgaben optimal nutzen, 5. Aufl., Haufe Verlag, Freiburg
- Lexoffice / Sevdesk: Praxis-Ratgeber Betriebsausgaben, laufend aktualisiert
