Angebot und Rechnung sind die kaufmännischen Grunddokumente jeder Kreativleistung: Das Angebot schafft die Vertragsgrundlage, die Rechnung setzt den Vergütungsanspruch durch.
Rubrik: Recht & Wirtschaft · Unterrubrik: Vertragsrecht · Niveau: Einsteiger Synonyme / Auch bekannt als: Kostenvoranschlag (KVA), Invoice, Honorarrechnung
Was ist ein Angebot?
Ein Angebot ist eine verbindliche Erklärung, bestimmte Leistungen zu einem bestimmten Preis zu erbringen. Mit der Annahme des Angebots durch den Auftraggeber kommt der Vertrag zustande (§§ 145–148 BGB).
Das Angebot ist das erste offizielle Dokument im Projektzyklus – nach dem ersten Briefing-Gespräch, vor der Die Auftragsbestätigung: Wichtig vor Projektstart.
Erklärung
Das Angebot: Inhalt und Form
Rechtliche Bindungswirkung: Ein schriftliches Angebot ist für den Anbietenden bindend – für die angegebene Annahmefrist oder, falls keine Frist genannt, für eine angemessene Zeit (§ 148 BGB). Das bedeutet: Wer ein Angebot abgibt, kann sich nicht einfach davon lösen, wenn der Auftraggeber es innerhalb der Frist annimmt.
Pflichtangaben im Angebot:
- Vollständige Angaben zum Anbieter (Name, Adresse, ggf. Steuernummer/USt-ID)
- Datum und Angebotsnummer
- Auftraggeber-Angaben
- Leistungsbeschreibung (so präzise wie möglich)
- Preis (netto + ggf. MwSt. + Brutto)
- Zahlungsbedingungen
- Angebotsgültigkeitsfrist
- Hinweis auf AGB (falls vorhanden → AGB für Kreative)
Strategische Elemente:
- Gültigkeitsfrist: z.B. "Dieses Angebot gilt bis [Datum]" – schafft Dringlichkeit
- Optionale Leistungen: Was ist nicht enthalten, aber auf Wunsch zubuchbar?
- Staffelpreise: Günstigere Konditionen bei größerem Volumen
- Projektzeitplan: Wann ist mit der Lieferung zu rechnen?
Angebot vs. Kostenvoranschlag
Ein Kostenvoranschlag (KVA) ist eine Schätzung – keine verbindliche Zusage. Er kann vom späteren Rechnungsbetrag abweichen, allerdings nicht unbegrenzt: § 650 BGB sieht vor, dass bei einer wesentlichen Überschreitung des KVA der Auftraggeber das Recht hat, den Vertrag zu kündigen. Als "wesentlich" gilt eine Überschreitung von mehr als 20%.
Im Kreativbereich ist der Festpreisvertrag (verbindliches Angebot) daher oft vorzuziehen – er schützt den Auftraggeber vor unerwarteten Kosten und den Kreativen vor dem Vorwurf der Überhöhung.
Die Rechnung: Pflichtangaben nach UStG
Die Rechnung ist das zentrale Dokument der Vergütungsdurchsetzung. Für den Vorsteuerabzug des Auftraggebers ist sie essenziell – und nur bei korrekten Pflichtangaben gültig.
Pflichtangaben nach § 14 UStG:
- Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers (Kreativer)
- Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers (Auftraggeber)
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID)
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- Fortlaufende, eindeutige Rechnungsnummer
- Menge und Art der gelieferten Gegenstände / Umfang und Art der Dienstleistung
- Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung
- Entgelt (Nettobetrag) aufgeschlüsselt nach Steuersatz
- Anzuwendender Umsatzsteuersatz und Steuerbetrag
- Rechnungsbetrag brutto
Sonderfall Kleinunternehmer: Wer die Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) nutzt, weist keine MwSt. aus. Stattdessen muss ein Hinweis auf die Steuerfreiheit gemäß § 19 UStG enthalten sein.
Sonderfall Reverse Charge: Bei Leistungen an ausländische Unternehmer kann das Reverse-Charge-Verfahren gelten (der Leistungsempfänger schuldet die MwSt.). In diesem Fall: Kein MwSt.-Ausweis, Hinweis "Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" (→ Verträge mit internationalen Kunden: Rechtswahl und AGB).
Rechnungsnummern-System
Rechnungsnummern müssen fortlaufend und lückenlos sein. Übliche Systeme:
YYYY-NNN(z.B. 2025-042)YYYY-MM-NNN(z.B. 2025-05-007)- Kundenbezogene Nummern:
YYYY-KUNDE-NNN
Lücken in der Nummerierung können steuerrechtliche Probleme verursachen.
Zahlungsziel
Standard: 14–30 Tage nach Rechnungseingang (→ Zahlungsziel, Mahnung und Inkasso). Das Zahlungsziel sollte bereits im Angebot und in der Die Auftragsbestätigung: Wichtig vor Projektstart genannt werden, damit keine Überraschungen entstehen.
Abschlagsrechnung und Schlussrechnung
Bei größeren Projekten empfiehlt sich eine Abschlagsrechnung (auch: Teilrechnung, Zwischenrechnung):
- Nach Projektstart: 30–50% des Gesamthonorars
- Nach Meilenstein: weitere 30%
- Nach Abnahme: restliche 20–40%
Die Schlussrechnung zieht die geleisteten Abschläge ab und stellt den verbleibenden Betrag in Rechnung.
Gutschriften und Stornierungen
Eine Gutschrift im steuerlichen Sinn ist eine Rechnung, die der Auftraggeber (nicht der Leistungserbringer) ausstellt – in der Praxis oft verwechselt mit der Stornorechnung. Bei Fehlern in einer Rechnung: Stornierung der Originalrechnung und Neuausstellung.
Beispiele
Angebot – Videospot: `` Angebot Nr. 2025-038 | Datum: 14.05.2025 | Gültig bis: 28.05.2025 Leistung: Produktion Imagevideo (60 Sek.), inkl. Skript, Drehtag, Schnitt, Farbkorrektur Netto: 3.800,00 € MwSt. 19%: 722,00 € Brutto: 4.522,00 € Zahlungsziel: 30 Tage nach Rechnungseingang Anzahlung 30% bei Auftragserteilung ``
Rechnung – Logodesign: `` Rechnung Nr. 2025-019 | Datum: 18.05.2025 Leistungszeitraum: April–Mai 2025 Position 1: Logoentwicklung inkl. 2 Korrekturrunden – 950,00 € Position 2: Styleguide-Dokument – 250,00 € Netto: 1.200,00 € 19% MwSt.: 228,00 € Brutto: 1.428,00 € Zahlungsziel: 14 Tage | Fällig am: 01.06.2025 ``
In der Praxis
Buchhaltungs-Tools für Kreative
Populäre Tools, die Angebote und Rechnungen automatisieren:
- Lexoffice / sevDesk / FastBill: Deutsche Lösungen mit DATEV-Export
- Freshbooks / Harvest: International, gut für Zeiterfassung + Rechnungsstellung
- Bonsai: Speziell für Freelancer, inkl. Vertragsvorlagen
Rechnungskorrektur
Fehler in einer bereits verschickten Rechnung: Stornierung per Stornorechnung (mit Bezug auf die Original-Rechnungsnummer), dann Neuausstellung mit korrigiertem Inhalt und neuer Rechnungsnummer.
Häufige Fragen (FAQ)
Muss ein Angebot angenommen werden? Nein. Der Auftraggeber kann ablehnen oder ein Gegenangebot machen. Erst mit der Annahme kommt der Vertrag zustande.
Was passiert, wenn eine Pflichtangabe in der Rechnung fehlt? Die Rechnung ist steuerrechtlich unwirksam für den Vorsteuerabzug des Auftraggebers. Er kann Nachbesserung verlangen. Die zivilrechtliche Zahlungspflicht bleibt aber bestehen.
Darf ich bei säumigen Zahlern Mahngebühren berechnen? Ja, nach Verzugseintritt (→ Zahlungsziel, Mahnung und Inkasso). Üblich: 5–10 € Mahngebühr + Verzugszinsen nach § 288 BGB (Verbraucher: 5%, Unternehmer: 9% über Basiszinssatz).
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Weiterführend
- Bundesministerium der Finanzen: Umsatzsteueranwendungserlass (UStAE), aktualisierte Fassung 2024
- DATEV: Praxis-Leitfaden Rechnungsstellung, 2023, www.datev.de
- Boesche, Katharina V.: Freelancer-Recht, Haufe Verlag, 3. Aufl. 2021, Kap. 6
- Schmittmann, Jens M. (Hrsg.): Recht der Kreativen, Verlag Recht und Wirtschaft, 2020
