Auftragsbestätigung ist ein Schriftstück, das die wesentlichen Vertragsinhalte nach Einigung – Leistungsumfang, Preis, Termin, Nutzungsrechte – dokumentiert und damit die Grundlage für ein streitarmes Projekt legt.
Rubrik: Recht & Wirtschaft · Unterrubrik: Vertragsrecht · Niveau: Einsteiger Synonyme / Auch bekannt als: AB, Auftragsschreiben, Projektbestätigung, Order Confirmation
Was ist eine Auftragsbestätigung?
Die Auftragsbestätigung (AB) ist das einfachste und wichtigste Dokument im Alltag freier Kreativer. Sie dokumentiert schriftlich, was mündlich besprochen wurde: Was wird geliefert? Bis wann? Für welchen Preis? Unter welchen Bedingungen?
Rechtlich gesehen ist die AB keine eigene Vertragsform, sondern eine Dokumentation des bereits geschlossenen Vertrags oder die Annahme eines vorangegangenen Angebots. Trotzdem hat sie erhebliche praktische Bedeutung: Als Beweismittel, als Basis für die spätere Abrechnung und als Instrument zur Klärung von Erwartungen.
Erklärung
Wann entsteht ein Vertrag?
Nach deutschem Recht (§§ 145–148 BGB) kommt ein Vertrag durch Angebot und Annahme zustande. Das kann schriftlich, mündlich oder durch schlüssiges Handeln geschehen:
- Kreative schickt Angebot → Auftraggeber sagt per E-Mail "Ja" → Vertrag geschlossen
- Auftraggeber erteilt mündlichen Auftrag am Telefon → Kreative beginnt Arbeit → Vertrag durch konkludentes Verhalten
Das Problem: Mündliche und informelle Verträge existieren rechtlich, sind aber schwer beweisbar. Die AB schafft Klarheit.
Die kaufmännische AB
Im Handelsrecht (§ 362 HGB) hat die Auftragsbestätigung eine besondere Wirkung: Wenn ein Kaufmann eine AB erhält und nicht unverzüglich widerspricht, gilt ihr Inhalt als vereinbart – selbst wenn er vom ursprünglichen Angebot abweicht! Dieses "kaufmännische Bestätigungsschreiben" gilt im Verkehr zwischen Unternehmern.
Für Kreative bedeutet das: Eine AB, die mehr verspricht als besprochen, kann den Auftraggeber (wenn Unternehmer) binden, wenn er nicht sofort widerspricht.
Mindestinhalte einer Auftragsbestätigung
Eine vollständige AB enthält mindestens:
- Datum und Referenz (Auftragsnummer, Projektnummer)
- Parteien (vollständige Namen und Adressen beider Seiten)
- Leistungsbeschreibung: Was wird geliefert? In welchem Format? In welcher Qualität?
- Lieferdatum / Projekttermine: Meilensteine und finales Lieferdatum
- Vergütung: Honorar, Zahlungsziel, Zahlungsmodalitäten (→ Zahlungsziel, Mahnung und Inkasso)
- Abnahmeregeln: Wann und wie wird das Ergebnis abgenommen? (→ Abnahme und Abnahmeverweigerung im Kreativvertrag)
- Änderungsrunden: Anzahl inkludierter Korrekturrunden (→ Änderungswünsche: Rechtlich absichern)
- Nutzungsrechte: Was darf der Auftraggeber mit dem Ergebnis tun? (→ Nutzungsrechte im Auftragsvertrag)
- Hinweis auf AGB: Falls eigene AGB gelten (→ AGB für Kreative)
- Unterschrift / Bestätigung: Unterschrift beider Parteien oder E-Mail-Bestätigung des Auftraggebers
Auftragsbestätigung vs. Angebot vs. Rechnung
| Dokument | Zeitpunkt | Funktion |
|---|---|---|
| Angebot | Vor Einigung | Vertragsangebot (bindet den Anbietenden für Frist) |
| Auftragsbestätigung | Nach Einigung | Dokumentiert den geschlossenen Vertrag |
| Zwischenrechnung | Während Projekt | Abrechnung von Teilleistungen |
| Schlussrechnung | Nach Abnahme | Abrechnung der Gesamtleistung |
Mehr zu Angebot und Rechnung: Angebot und Rechnung schreiben für Kreative.
Anzahlung in der AB vereinbaren
Professionelle Kreative vereinbaren in der AB eine Anzahlung (üblicherweise 30–50% des Gesamthonorars), zahlbar vor Projektstart. Das sichert:
- Liquidität während des Projekts
- Commitment des Auftraggebers
- Schutz bei vorzeitigem Projektabbruch
Die Anzahlung sollte als nicht rückzahlbarer Projektvorlauf oder als Rücktrittsgebühr formuliert sein.
Digitale Auftragsbestätigung
Eine E-Mail-Bestätigung des Auftraggebers ("Super, passt so!") kann als Vertragsannahme gelten, wenn der Inhalt der AB klar war. Empfehlenswert: Um Sicherheit zu maximieren, um ausdrückliche schriftliche Bestätigung bitten:
"Bitte bestätige kurz per E-Mail, dass Leistungsumfang, Termin und Honorar so passen – dann starte ich direkt."
Keine Auftragsbestätigung – was dann?
Ohne AB ist der Kreative schutzlos bei:
- Streit über den Leistungsumfang ("Das war doch gar nicht vereinbart!")
- Nachträglichen Änderungswünschen ohne Mehrhonorar
- Verzögerungen, die der Kreative angeblich selbst verschuldet hat
- Zahlungsverweigerung mit Mängelbehauptungen
Beispiele
Beispiel 1 – Einfache AB per E-Mail: Grafiker G schickt nach dem Telefongespräch eine strukturierte E-Mail mit Leistungsbeschreibung, Termin, Honorar und dem Satz: "Bitte bestätige kurz, dann kann ich starten." Auftraggeber antwortet: "Alles klar, los geht's!" → Vertrag dokumentiert.
Beispiel 2 – Professionelle AB als PDF: Agentur A sendet ein zweiseitiges PDF mit Projektbeschreibung, Meilensteinplan, Honoraraufstellung, Zahlungsbedingungen und Unterschriftszeile. Auftraggeber unterschreibt und sendet zurück. → Vollständige Dokumentation.
Beispiel 3 – Fehlende AB führt zu Streit: Fotografin F beginnt ohne AB auf mündlichen Auftrag. Nach Lieferung behauptet der Auftraggeber, es seien 50 Bilder vereinbart gewesen, F liefert aber 30. Kein Beweis über die genaue Anzahl → Streit.
In der Praxis
Checkliste AB
- [ ] Datum und eindeutige Projektreferenz
- [ ] Vollständige Angaben beider Parteien
- [ ] Präzise Leistungsbeschreibung
- [ ] Alle Liefertermine und Meilensteine
- [ ] Honorar inkl. MwSt. und Zahlungsziel
- [ ] Anzahlung vereinbart?
- [ ] Abnahme- und Korrekturregeln
- [ ] Nutzungsrechte klar geregelt
- [ ] Hinweis auf AGB
- [ ] Bestätigung durch Auftraggeber einholen
Vergleich & Abgrenzung
Die AB ist kein Ersatz für einen ausführlichen Vertrag bei Großprojekten. Bei Projekten über bestimmten Wertgrenzen (ab ca. 5.000–10.000 €) empfiehlt sich ein vollständiger Werkvertrag für Kreativdienstleistungen oder Agenturvertrag und Rahmenvertrag.
Häufige Fragen (FAQ)
Ist die AB rechtlich bindend? Ja, wenn der Vertragsschluss bereits erfolgt ist (Angebot + Annahme). Sie dokumentiert ihn, schafft ihn aber nicht neu.
Was, wenn der Auftraggeber die AB nicht zurückschickt? Nach kaufmännischem Recht kann ein nicht widersprochenes Bestätigungsschreiben bindend sein. Trotzdem: Ohne Rückmeldung besser nochmals nachfragen, bevor große Vorleistungen erbracht werden.
Kann ich die AB einseitig ändern? Nein. Nachträgliche Änderungen erfordern die Zustimmung beider Parteien.
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Weiterführend
- Boesche, Katharina V.: Freelancer-Recht, Haufe Verlag, 3. Aufl. 2021, Kap. 5
- Bundesverband Freie Berufe: Muster-Auftragsbestätigung für Kreative (2022)
- Palandt/Grüneberg: BGB, 82. Aufl. 2023, §§ 145–148 (Vertragsschluss), § 362 HGB (kaufm. Bestätigungsschreiben)
