Software-Abos und Lizenzen steuerlich absetzen

Software ist für steuerliche Zwecke ein immaterielles Wirtschaftsgut, dessen Behandlung davon abhängt, ob es sich um ein Abonnement (monatliche/jährliche Zahlung), eine Einzellizenz oder selbst erstellte Software handelt.

Rubrik: Recht & Wirtschaft · Unterrubrik: Steuer & Finanzen · Niveau: Einsteiger Synonyme / Auch bekannt als: Software-Abzug, Lizenzkosten, SaaS-Ausgaben, digitale Tools

Was sind Software-Ausgaben für Kreative?

Kreative arbeiten mit einer Vielzahl digitaler Werkzeuge: Adobe Creative Cloud, Capture One, DaVinci Resolve Studio, Final Cut Pro, Microsoft 365, Canva Pro, Backblaze, Dropbox und viele weitere. Diese Ausgaben sind Betriebsausgaben: Was kann ich absetzen? und mindern den steuerpflichtigen Gewinn.

Die steuerliche Behandlung hängt vom Lizenzmodell ab: Laufende Abonnements werden anders behandelt als Einmalzahlungen, und auch die Nutzungsdauer spielt eine Rolle.

Erklärung

Software-Abonnements (SaaS)

Laufende Abonnements – monatlich oder jährlich bezahlt – sind sofort und vollständig als Betriebsausgabe abziehbar, und zwar im Jahr (oder Monat) der Zahlung. Dies gilt unabhängig vom Betrag (§ 11 Abs. 2 EStG – Abflussprinzip bei EÜR).

Gängige Beispiele für Kreative:

Alle diese Beträge können vollständig im Jahr der Zahlung als Betriebsausgabe abgezogen werden.

Einmallizenzen (perpetual licenses)

Software, die einmalig erworben wird (z. B. ältere Versionen von Photoshop, Final Cut Pro, DaVinci Resolve Studio), unterliegt der Abschreibungspflicht, wenn der Kaufpreis 800 Euro netto übersteigt (GWG-Grenze).

Seit dem BMF-Schreiben vom 26.02.2021 gilt jedoch: Software wird wie Computerhardware behandelt und kann im Jahr der Anschaffung vollständig abgeschrieben werden (1-Jahr-Regelung für Computersoftware). Das gilt für alle betrieblich genutzten Softwareprodukte unabhängig vom Kaufpreis.

Das vereinfacht die Handhabung erheblich: Wer Final Cut Pro für 329 Euro kauft, setzt den Betrag sofort ab – ohne mehrjährige Abschreibung.

Stockfotos, Stockmusik, Lizenzen

Lizenzgebühren für Bildagenturen (Shutterstock, Getty, Adobe Stock), Musiklizenzen (Epidemic Sound, Artlist), Schriftarten oder andere Content-Lizenzen sind ebenfalls sofort abzugsfähige Betriebsausgaben.

Webhosting und Domains

Kosten für Web-Hosting, Domain-Registrierung, SSL-Zertifikate und ähnliche Online-Dienste sind Betriebsausgaben und werden laufend abgesetzt.

App-Käufe und In-App-Purchases

Beruflich genutzte App-Käufe (z. B. Lightroom Mobile Abo, Procreate, Affinity Suite) sind abzugsfähig. Bei einer Mischnutzung (privat + beruflich) ist eine plausible Aufteilung vorzunehmen.

Beispiele

Beispiel 1: Videograf mit Adobe CC Tom nutzt Adobe Creative Cloud (All Apps) für 659 €/Jahr, DaVinci Resolve Studio (Einmalkauf 295 €), Frame.io (Abo 150 €/Jahr), Envato Elements (180 €/Jahr) und einen Cloudflare-Hosting-Plan (100 €/Jahr). Gesamtabzug: 1.384 € – vollständig im Jahr der Zahlung.

Beispiel 2: Fotografin mit mehreren Abonnements Clara zahlt monatlich für Capture One (30 €), Dropbox (12 €) und 1Password (5 €) sowie einmalig für Affinity Publisher (54 €). Jahresabzug: 12 × 47 € + 54 € = 618 €.

In der Praxis

Belege und Rechnungen

Software-Anbieter stellen in der Regel automatisch Rechnungen bereit (per E-Mail oder im Kundenportal). Es empfiehlt sich, diese regelmäßig herunterzuladen und digital zu archivieren.

Wichtig: Kreditkartenauszüge allein sind kein ausreichender Buchungsbeleg. Es sollte stets eine offizielle Rechnung mit Anbieterangaben, Leistungszeitraum und ggf. USt-Ausweis vorliegen.

Umsatzsteuer bei ausländischen Software-Anbietern

Viele Software-Abonnements kommen von US-amerikanischen oder internationalen Anbietern (Adobe, Microsoft, Google, Dropbox). Für Selbstständige mit USt-IdNr. gilt dabei das Reverse-Charge-Verfahren (§ 13b UStG): Der Leistungsempfänger (also der Kreative) schuldet die Umsatzsteuer und führt sie ans Finanzamt ab – gleichzeitig kann er sie als Vorsteuer geltend machen (neutrales Ergebnis bei Regelbesteuerung).

Kleinunternehmer: Haben keine USt-IdNr. und erhalten oft Rechnungen ohne MwSt. Sie können keine Vorsteuer ziehen, müssen aber auch keine Steuer abführen.

Gemischt genutzte Software

Software, die sowohl privat als auch beruflich genutzt wird (z. B. Spotify bei gleichzeitiger Nutzung für Recherche und Privatkonsum), muss aufgeteilt werden. Ist eine klare Trennung nicht möglich, sollte der berufliche Anteil plausibel geschätzt werden.

Vergleich & Abgrenzung

Häufige Fragen (FAQ)

Kann ich Adobe Creative Cloud absetzen, auch wenn ich es auch privat nutze? Ja, aber nur den beruflichen Anteil. Bei Kreativen, die Adobe CC hauptsächlich für ihre Arbeit nutzen, wird ein hoher beruflicher Anteil (80–100 %) akzeptiert. Wenn Adobe CC ausschließlich für private Projekte genutzt wird, ist kein Abzug möglich.

Wie buche ich ein Jahresabo, das ich im Dezember für das nächste Jahr bezahle? Bei der EÜR gilt das Abflussprinzip: Ausgaben werden im Jahr der Zahlung gebucht – also im Dezember, auch wenn das Abo das kommende Jahr abdeckt. Es sei denn, es handelt sich um ein regelmäßig wiederkehrendes Abo mit fester Laufzeit über 10 Tage um den Jahreswechsel herum (§ 11 Abs. 2 Satz 2 EStG – dann gilt die Ausnahme der Regelmäßigkeit).

Was ist mit KI-Tools wie Midjourney oder ChatGPT Plus? KI-Tools, die beruflich genutzt werden (Recherche, Texterstellung, Bildgenerierung), sind als Betriebsausgaben abzugsfähig. Eine private Mitnutzung erfordert eine Aufteilung.

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Weiterführend

• Einkommensteuergesetz (EStG): §§ 4, 6, 7, 11
• Bundesministerium der Finanzen (2021): Sofortabschreibung Computersoftware, BMF-Schreiben vom 26.02.2021, IV C 3 – S 2190/21/10002
• Umsatzsteuergesetz (UStG): § 13b (Reverse-Charge-Verfahren)
• Haufe Online-Redaktion (2024): Software steuerlich absetzen – Überblick, www.haufe.de
• Steuertipps.de: Betriebsausgaben: Software und digitale Dienste, laufend aktualisiert