Steuervorauszahlung: Planung und Rücklagen

Steuervorauszahlung ist eine quartalsweise Vorauszahlung auf die voraussichtliche Einkommensteuer- und Kirchensteuerschuld des laufenden Jahres, die das Finanzamt nach § 37 EStG festsetzt und zu den Fälligkeitsterminen am 15. März, 15. Juni, 15. September und 15. Dezember einfordert.

Rubrik: Recht & Wirtschaft · Unterrubrik: Steuer & Finanzen · Niveau: Einsteiger Synonyme / Auch bekannt als: Quartalssteuern, ESt-Vorauszahlung, Einkommensteuervorauszahlung

Was sind Steuervorauszahlungen?

Während Arbeitnehmer Einkommensteuer monatlich als Lohnsteuer durch den Arbeitgeber abgeführt bekommen, zahlen Selbstständige und Freiberufler ihre Steuer quartalsweise im Voraus. Das Finanzamt schätzt auf Basis der letzten Steuererklärung, wie hoch die Steuer im laufenden Jahr voraussichtlich sein wird, und setzt entsprechende Vorauszahlungen fest.

Fälligkeitstermine:

• 15. März
• 15. Juni
• 15. September
• 15. Dezember

Erklärung

Wann werden Vorauszahlungen festgesetzt?

Vorauszahlungen werden festgesetzt, wenn die voraussichtliche Jahressteuerschuld 400 Euro oder mehr beträgt (§ 37 Abs. 1 EStG). Im ersten Jahr der selbstständigen Tätigkeit schätzt das Finanzamt die Höhe auf Basis des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung. Ab dem zweiten Jahr basieren sie auf der letzten Steuererklärung.

Berechnung der Vorauszahlungen

Die jährliche Vorauszahlung wird gleichmäßig auf vier Quartale verteilt: `` Jahressteuer (Vorjahr oder Schätzung) / 4 = Vierteljährliche Vorauszahlung ``

Beispiel: Jahressteuer 8.400 Euro → 4 × 2.100 Euro (am 15. März, 15. Juni, 15. September, 15. Dezember).

Anpassung der Vorauszahlungen

Wenn sich das Einkommen deutlich ändert (z. B. starkes Umsatzwachstum oder -einbruch), kann beim Finanzamt eine Anpassung der Vorauszahlungen beantragt werden:

• Herabsetzung: Bei geringerem Einkommen als im Vorjahr → weniger Liquiditätsbindung
• Erhöhung: Wenn das Einkommen stark gestiegen ist → verhindert hohe Nachzahlungen im Folgejahr

Der Antrag erfolgt formlos schriftlich oder über ELSTER und sollte begründet werden (aktuelle Gewinnschätzung, EÜR-Zwischenauswertung).

Nachzahlung und Erstattung

Am Ende des Jahres wird im Einkommensteuerbescheid die tatsächliche Jahressteuer festgestellt:

• Nachzahlung: Tatsächliche Steuer > geleistete Vorauszahlungen
• Erstattung: Tatsächliche Steuer < geleistete Vorauszahlungen

Nachzahlungszinsen: Werden seit 2022 mit 1,8 % p.a. (§ 238 AO) berechnet, wenn Vorauszahlungen zu niedrig waren.

Umsatzsteuervorauszahlungen (getrennt)

Neben den Einkommensteuervorauszahlungen schulden regelbesteuerte Kreative auch Umsatzsteuervorauszahlungen monatlich oder quartalsweise (§ 18 UStG). Diese sind von der Einkommensteuer vollständig getrennt. Details dazu unter Umsatzsteuer: Kleinunternehmer vs. Regelbesteuerung.

Beispiele

Beispiel 1: Aufsteigender Freiberufler Lukas hat 2023 seinen ersten vollen Freiberuflerjahr mit einem Gewinn von 28.000 Euro abgeschlossen. Einkommensteuer 2023: ca. 4.200 Euro. Das Finanzamt setzt für 2024 Vorauszahlungen von 4 × 1.050 Euro fest. Lukas macht 2024 aber deutlich mehr Umsatz (Gewinn ca. 45.000 Euro). Er sollte die Vorauszahlungen freiwillig erhöhen lassen, um eine hohe Nachzahlung Ende 2025 zu vermeiden.

Beispiel 2: Rückgang durch Auftragseinbruch Maria verliert durch die Erkrankung eines Hauptauftraggebers die Hälfte ihrer Einnahmen. Sie beantragt beim Finanzamt per Brief eine Herabsetzung der Vorauszahlungen mit aktueller Gewinnschätzung – und spart so Liquidität.

In der Praxis

Rücklagenbildung: Die 30-%-Regel

Eine bewährte Faustformel für Kreative ohne festes Gehalt: Von jedem eingehenden Honorar mindestens 25–30 % auf ein separates Rücklagenkonto legen. Diese Rücklagen decken:

• Einkommensteuervorauszahlungen
• Eventuell anfallende Kirchensteuer
• Umsatzsteuerzahlungen (bei Regelbesteuerung)
• Unerwartete Steuernachzahlungen

Empfehlung: Ein separates Konto als "Steuerkonto" führen, auf das regelmäßig 25–30 % jeder Einnahme überwiesen werden.

Liquiditätsplanung mit Vorauszahlungskalender

Vorauszahlungen sind planbar: Die vier Termine (März, Juni, September, Dezember) können im Voraus in den Liquiditätsplan eingetragen werden. Wer monatliche Rücklagen bildet, hat bei jedem Fälligkeitstermin bereits genug angespart.

Erster Anlauf: Schätzung im ersten Jahr

Im ersten Jahr der selbstständigen Tätigkeit werden Vorauszahlungen auf Basis der eigenen Einkommensschätzung festgesetzt. Wer bewusst niedrig schätzt, riskiert eine hohe Nachzahlung. Wer realistisch plant, vermeidet böse Überraschungen.

Steuer-App und Planungstools

Apps wie Kontist, YNAB oder spezielle Selbstständigen-Konten (z. B. Kontist, Holvi) berechnen automatisch laufende Steuerrücklagen und zeigen an, wie viel von jedem Honorar zurückgelegt werden sollte.

Vergleich & Abgrenzung

Häufige Fragen (FAQ)

Was passiert, wenn ich die Vorauszahlung nicht zahle? Das Finanzamt setzt Säumniszuschläge von 1 % pro Monat auf den ausstehenden Betrag fest (§ 240 AO). Außerdem können Vollstreckungsmaßnahmen eingeleitet werden. Bei kurzfristigen Engpässen sollte frühzeitig Kontakt mit dem Finanzamt aufgenommen werden – Stundungen sind möglich.

Kann ich Vorauszahlungen auf Null setzen lassen? Ja, wenn glaubhaft gemacht werden kann, dass die Jahressteuer unter 400 Euro liegen wird (§ 37 Abs. 3 EStG). Das setzt voraus, dass der Gewinn sehr gering ist.

Werden Vorauszahlungen bei der Jahressteuerfestsetzung angerechnet? Ja, vollständig. Alle geleisteten Vorauszahlungen werden im Steuerbescheid von der Jahressteuer abgezogen. Überzahlungen werden erstattet.

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Weiterführend

• Einkommensteuergesetz (EStG): § 37 (Steuervorauszahlungen)
• Abgabenordnung (AO): § 238 (Zinsen), § 240 (Säumniszuschläge)
• ELSTER: Vorauszahlungsantrag online einreichen, www.elster.de
• Grefe, C. (2023): Kompakt-Training Steuern für Selbstständige, NWB Verlag, Herne
• Kontist App: Automatische Steuerrücklagen für Freelancer, www.kontist.com